Checkliste Sommer-Aufräumaktion: Impressum auch im Mail-Footer, nicht nur auf der Website
Die ruhigeren Wochen im Sommer nutze ich gerade, um liegen gebliebene Baustellen abzuarbeiten, und dabei bin ich systematisch jede einzelne Mail-Vorlage durchgegangen, die bei mir automatisch raus geht: Willkommensmail, Bestätigungsmail und jede reguläre Newsletter-Ausgabe. Ergebnis der Aufräumaktion: Auf meiner Website stand ein sauberes, aktuelles Impressum, im Footer der eigentlichen Mails dagegen fehlten bei zwei von drei Vorlagen Angaben komplett, bei der dritten stand noch ein uralter Stand drin.
Nach kurzer Recherche war klar: Die Pflichtangaben gelten für jede geschäftliche Mail-Kommunikation, nicht nur für die Startseite, der Newsletter zählt da ausdrücklich mit rein. Aktuell regelt das § 5 DDG, seit letztem Jahr Nachfolger des alten TMG. Rein muss vollständiger Name mit Rechtsform, ladungsfähige Anschrift ohne Postfach, eine direkte Kontaktmöglichkeit und bei GmbH oder UG zusätzlich Registergericht, Registernummer und Vertretungsberechtigte, bei GbR inzwischen oft die eGbR-Nummer aus dem Gesellschaftsregister. Raus muss dagegen der alte Pflicht-Link zur EU-Streitschlichtungsplattform, der ist seit letztem Sommer ersatzlos gestrichen, ich hatte ihn in zwei der Vorlagen noch drin.
Für den Neuaufbau hab ich impressum.biz genutzt, ein kostenloser Generator, keine drei Minuten gebraucht: Land und Rechtsform auswählen, ein kurzer Fragebogen zeigt nur die für mich relevanten Felder, E-Mail bestätigen, fertiger Text zum Einfügen. Diesen einen Text hab ich anschließend nicht bloß auf der Website eingesetzt, sondern eins zu eins in sämtliche Mail-Vorlagen kopiert, damit an jeder Stelle exakt dieselben Angaben stehen und nichts auseinanderläuft.
Wer von unterwegs oder von zuhause arbeitet und seine private Adresse lieber nicht in jeder einzelnen Mail mitschicken will: Im selben Tool gibt es zusätzlich einen Impressumsschutz mit ladungsfähiger Geschäftsadresse, einmalig oder ab 99 Euro im Jahr buchbar, der Generator selbst bleibt davon unabhängig komplett kostenlos.
Falls ihr das noch nicht gemacht habt: kurz durch die eigenen Mail-Vorlagen gehen, nicht nur den Footer der Website. Bestätigungsmail, Rechnungsmail, Support-Antworten, jede Newsletter-Ausgabe, das zählt alles als geschäftliche Kommunikation und braucht dieselben Pflichtangaben wie die Seite selbst.
